Quand toute l’équipe reçoit les demandes du site dans la même boîte mail, une demande peut rester sans réponse : chacun pense qu’un collègue s’en occupe. Pour EMR, fabricant d’enseignes à Sainte-Marie, j’ai construit un outil commercial directement dans leur site WordPressLe logiciel qui sert à créer et à modifier votre site. Vous y changez vos textes et vos images sans coder. Suivre la leçon. Je vous montre comment il marche, de la demande à la pose.
Chaque demande a un responsable
Chaque demande envoyée par le formulaire du site est gardée dans l’outil. Elle part aussitôt par mail à la secrétaire et à tous les commerciaux.
Le premier commercial qui la prend appuie sur « Je la prends ». Le reste de l’équipe reçoit un mail « Prise en charge par… », et tout le monde sait que c’est géré.
Si personne ne l’a prise au bout de 24 h, la secrétaire reçoit un rappel. Il part une seule fois par demande.
Pour résumer. Un mail à toute l’équipe, un commercial qui prend la demande, un rappel à 24 h si personne ne l’a prise.
De la demande à la pose, chaque étape est datée
Chaque demande avance par statut : Non traitée, Contactée, Signée, Terminée, ou Perdue quand le devis est refusé. Chaque passage est daté. Une demande restée Non traitée 30 jours passe toute seule en Perdue.
Une fois signée, la demande entre en production, avec ses étapes : BAT, fabrication, prêt à poser, posé. L’atelier ajoute les photos du dossier depuis son téléphone. Il voit la production, sans les coordonnées des clients.
Quand le dossier est prêt à poser, la secrétaire est prévenue pour caler la pose. Quand il est posé, le commercial reçoit un mail et la demande passe en Terminée.
Une app pour l’équipe, sur ordinateur et sur téléphone
Tout ça se passe dans une app, sur ordinateur et sur téléphone. Elle s’ajoute à l’écran d’accueil comme une application, sans passer par l’App Store. L’accueil montre tout de suite les demandes à prendre, en rouge, et les chiffres du mois.
La connexion se fait avec le compte du site, puis un code à 6 chiffres choisi pour l’appareil. À la première connexion depuis un nouvel appareil, un code de confirmation part par mail. Chaque profil a sa vue : direction, commerciaux, secrétaire et atelier.
Vous pouvez voir l’app sur la page du projet EMR.
Un récap chaque vendredi
Le vendredi à 18 h, l’équipe reçoit le récap de la semaine. Les clients pas encore traités y sont listés avec le lien direct vers leur demande. Chaque commercial reçoit aussi le sien, avec ses chiffres et les demandes à prendre.
Un récap du mois part le 1er, et un récap du trimestre au début de chaque trimestre. On y retrouve les demandes et leurs statuts, les chiffres de chaque commercial, les visites du site, les recherches Google, les avis Google et le fichier Excel des demandes.
Pour résumer. La direction voit les chiffres sans rien demander, et chaque commercial voit ce qu’il lui reste à faire.
Ce que coûte un outil comme celui-ci
Un outil sur mesure s’ajoute à votre site pour 250 €, design et interface compris. Chaque fonction en plus ou plateforme intégrée coûte ensuite 100 €, tests et sécurisation compris.
Chaque outil part du besoin de l’entreprise. Pour Dijoux Vitrerie, par exemple, j’ai construit un récap mensuel des chiffres du site et des prospects. Les autres outils sont sur la page Appli de gestion.
